１．内容証明郵便とは？
郵便事業株式会社が行っている業務に「内容証明郵便」という、差出人が「いつ」「だれに」「どんな内容の」郵便物を発送したのかを証明してくれるものがあります（郵便法第４８条）。
同じ文面の郵便物を３通作成し（２通はコピーでも可）、郵便局に持って行き内容証明にて送りたい旨を伝えますと、郵便の内容を郵便局が証明印を押して公的に証明してくれます。
そして１通は相手に郵送、１通は郵便局が保管（５年間）、残りの１通を差出人が保管します。
内容証明には、差出人の強い主張、意思を相手に示す効果があります。また公的な証拠力がありますので、差出人の意思表示の証拠にもなります。
２．内容証明郵便の効果
１つめは、郵便局が証明してくれる「いつ」すなわち確定日付が得られること。
２つめは、「だれに」「どんな内容の」すなわち内容が公的に証明されること。
３つめは、公的に証明された郵便物が相手に届くことにより、相手に差出人の強い意思を表示できること。また内容証明郵便は、慣れていない人だと強いプレッシャーをかける効果も期待できます。
内容証明郵便はたとえば次のような場合に効果的です。
１．会社でイジメやセクハラに遭っているのに、会社がそれをやめるように配慮努力してくれない場合。
２．イジメやセクハラを行っている加害者本人に、やめて欲しいという自分の意思をはっきり示したい場合。
３．悪質商法にひっかかってしまい、業者との契約を解除したい場合。クーリングオフしたい場合などに特に効果的です。
また上記以外の事例でも、貸したお金を回収したい場合、売掛金を回収したい場合に一時的に時効を中断するなど色々と使い道がありますので、信頼できる第三者や専門家に相談したい事、ご家族や友人知人にはなかなか相談しにくい事などありましたらご相談下さい。
３．内容証明書類の書き方
①用紙
書く用紙はなんでもかまいません。
内容証明用の用紙が市販されていますのでそれを使ってもかまいませんし、便せんでも、レポート用紙でも、原稿用紙でも、ただの白紙でもいいのです。書く物も、ボールペンでもマジックでもなんでもいいのです。ワープロで打ってもかまいません。ただしなんでもかまわないといっても、やはり見た目にきれいで威厳がある方がいいです。
②書き方
縦書きでも横書きでもかまいません。
ただし、縦書き横書きのどちらの場合でも字数制限はありますので、これはきちんと守らないと郵便局が受け付けてくれません。
縦書きの場合：１行２０字以内で１枚２６行以内
横書きの場合：１行２０字以内で１枚２６行以内または１行１３字以内で１枚４０行以内または１行２６字以内で１枚２０行以内
③郵便物
内容証明で送ることのできる郵便物は、手紙などの「文書」のみです。添付資料などは同封できません。
①でご説明しましたように、用紙も書く物も制限はないのですが、同じ物を３通作成する必要があります。作成方法ですが、手書きの場合はカーボン紙を間にはさんで書くのが普通です。
ワープロ打ちの場合は同じ物を３通印刷するだけですから楽です。同じくコピーを使っても楽に作成できるでしょう。もちろん同じ物を３通手書きで作成してもかまいませんが、誤字脱字が発生する可能性が高く、おすすめしません。
作成枚数は自由ですが、２枚以上になる場合は、ホッチキスなどでとめて割印を押して下さい。割印は認め印でかまいません。
なお日本語で書いて下さい。英語等外国語で書かれたものは受け付けられません。通常一般的に使う文字（漢字、ひらがな、カタカナ、数字、句読点、かっこ、記号）であれば基本的に大丈夫です。英字の場合は固有名詞のみ使えます。
文書の最初もしくは最後に、年月日、差出人の住所氏名、受取人の住所氏名を記載して押印します。押印は認め印でかまいません。押印しなくてもかまわないのですが、通常は押印します。
氏名に肩書きをつける場合「通知人」「被通知人」などと記載しますが、つけなくともかまいません。つけない場合、どちらが差出人で、どちらが受取人か分かるような書き方をして下さい。
本文の最初に表題をつけます。通常は「通知書」や「○○請求書」とつけます。なお表題をつけずにいきなり本文から書いてもかまいません。
時候のあいさつはつけてもつけなくてもかまいません。相手との関係や、相手に通知する内容等を考慮して、つけるかつけないか判断して下さい。
④文字の訂正
文字を訂正する場合、決まった方法があります（手書きの場合）。
訂正したい箇所を二本線で消し、訂正・削除・加入等した上で欄外余白に「何字訂正」「何字削除」「何字加入」と記載して、押印します。印鑑は認印でかまいません。
ワープロを使用した場合は、印刷し直せばいいだけですが、もし外出中に訂正箇所が見つかった場合は手書きの場合と同様に訂正します。
⑤封筒
封筒にも、差出人と受取人の住所氏名を記載します。文書に記載したものと同じ内容で記載して下さい。なお封筒はあけたままにしておいて下さい（郵便局が証明してから封をします）。
４．郵送方法
①配達証明を付ける
内容証明郵便で送りますが、そのとき必ず「配達証明」を付けて下さい（郵便法第４７条）。
なぜなら内容証明郵便を送っても「こちらにはそのような物は送られてきていません。」と言われてしまったら何にもならないからです。また「いつ相手に到達したか」という証明もできません。
内容証明郵便だけでは、内容は証明できても、配達したという証明はできないのです。
法律効果は、原則としてこちらの意思が相手に到達した時に効力が発生するので、「いつ相手に到達したか」の証拠を残しておくことは非常に重要です。
②送料
文書が１枚の場合で重量の超過がない場合は「通常料金８０円＋内容証明料金４２０円＋書留料金４２０円＋配達証明料金３００円＝１，２２０円」になります。
枚数が増える場合は１枚につき２５０円加算になります（重量超過分除く）。
③取り扱い郵便局
内容証明を受け付ける郵便局は限られています。基本的には、その地区でもっとも大きい郵便局なら大丈夫でしょうが、念のために電話等で確認することをおすすめします。
５．専門家に依頼するメリット
１～４でご説明しましたように、内容証明はご自分で作成できます。
では、自分でできるものを専門家に依頼するメリットとはなんでしょうか？
まず、専門家は法律を知っていますので、文書の中に法的効力のある言葉を含める事ができます。法的なポイントを抑えているか、いないかで相手の受けるプレッシャーが違ってきます。
次に、専門家が作成代理人として肩書を入れることにより、相手に法律専門家がバックについていることを示すことができます。「弁護士」「行政書士」等の専門家がバックにいることがわかれば、相手もこちらに有利な応対をしてくる可能性が非常に高くなるでしょう。
さらに、自分で内容証明書類を作成しようとすると、時間がかかります。法律を知らない方が法律を調べると、とてつもない時間がかかりますし、そうやって時間をかけて作成した書類に間違いがないのか不安があります。「これで大丈夫かな？あっているのかな？」という気持ちになるかもしれません。 専門家に依頼すれば、時間もかかりませんし、間違いに不安を感じる必要もありません。
６．送る前にご注意！
内容証明を出そうと思われる方は、それなりに理由があってのことだと思います。
ただ、出す前にもう一度考えて下さい。
相手との関係はどうでしょうか？相手が友人知人である場合、内容によっては絶交状態になる可能性もあります。内容証明を出さなければならないほど切実な問題でない場合、まず普通郵便やはがきで出してみてもいいかもしれません。
商売上の相手の場合も同様です。親しい取引先の場合は普通郵便で相手の出方を見てからでも遅くはないと思います。
文書の内容は大丈夫でしょうか？こちらの意思がはっきり記載されていますか？逆に相手に切り返されかねないような文書になっていませんか？
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